En fecha 26 de Noviembre de 1998 se firma el Contrato No. 1090/98 entre el GMLP y el Consorcio CONCORDIA–TOYOSA S.A. emergente de la Licitación Pública LP/008/98 para la CONTRATACIÓN DE UN OPERADOR EXTERNO DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO DE LA DONACIÓN JAPONESA DE PROPIEDAD DEL GOBIERNO MUNICIPAL (Administración, Mantenimiento, Operación y Seguro), con un plazo de ejecución de 6 años a partir del día siguiente de la comunicación oficial de la homologación del H. Concejo Municipal de La Paz.
La Supervisión del Contrato fue ejercida inicialmente por la Unidad Ejecutora del PROMAN que se transformó en la Dirección de Programación y Supervisión de Maquinaria desde el mes de Abril de 2001 hasta la fecha, mediante Ordenanza Municipal No. 046/2001 HAM-HCM 041/2001 de 29 de marzo del año 2001

Objetivos

La Supervisión de Servicios Generales PROMAN dependiente de la Dirección de Supervisión del SIREMU, planifica y ejecuta la supervisión en sus dos áreas que son  Operaciones y Mantenimiento bajo el cumplimiento del contrato No. 1090/98 firmado entre el GMLP y el Consorcio Concordia-Toyosa. Estos consisten en:

• Liberar al GMLP de la carga económica de un servicio, aplicando un sistema de administración, operación, mantenimiento mediante la contratación de un Operador terno y cumplir con lo acordado en el Contrato de Financiamiento 03/93.
• Garantizar un mantenimiento adecuado de la maquinaria y equipo,  de la donación japonesa, aumentando su vida útil técnica de cada unidad.
• Mantener y mejorar la calidad del servicio actual.
• Garantizar la atención de prevención y emergencias con maquinaria del Proyecto PROMAN.
• Verificar las Órdenes de trabajo de las unidades de PROMAN.
• Cuantificar las penalidades y descuentos en base al cumplimiento del Contrato No. 1090/98.
• Revisar diariamente la información emitida por el Operador Externo concerniente a la maquinaria y equipo.
• Controlar el número de horas efectivas de cada máquina y equipo.

Alcance

• El personal técnico y administrativo del Operador Externo está capacitado para la ejecución del Proyecto, tanto en época de estiaje como en las obras de prevención y emergencias.
• El sistema de administración mediante un Operador Externo, permite que este lleve el control de su personal y las cargas sociales correspondientes a este tipo de Proyectos.
• El capital de trabajo utilizado por el Operador Externo permite que la operación y mantenimiento de la maquinaria y equipo, se realice con normalidad, asumiendo el Operador Externo los gastos administrativos de operación y mantenimiento respectivos, por espacio de aproximadamente cuatro meses.
• Las oficinas en la Posta de Llojeta son cómodas y confortables, además de funcionales.
• La instalación de radio e instalaciones telefónicas en cada una de las postas facilita enormemente la comunicación para las operaciones.
• La custodia de la maquinaria y equipo está asegurada por medio de boletas de garantía.
• La Red informática del sistema está en funcionamiento y está entrelazada entre el Operador Externo y el Área de Operaciones de la Unidad de Supervisión de Servicios Generales - SIREMU.

Operación

• La maquinaria y equipo solicitada por el GMLP en un gran porcentaje llega a tiempo a las distintas obras, lo que permite afirmar que la organización es eficiente.
• Los partes diarios del uso de equipo permiten un registro diario de las operaciones en cada uno de los frentes y evaluar el trabajo realizado.
• Los operadores de maquinaria pesada múltiples, permiten reducir el número de operadores en la época de emergencias y en trabajo nocturno.
• El pago por trabajos nocturnos se realiza con la misma tarifa diurna, fijada en el contrato.
• En época de emergencias el personal utilizado por el Operador Externo es el indispensable para la ejecución de los trabajos, inclusive nocturnos.
• Se han creado una serie de formularios para el uso de los Supervisores de Postas y Campo, que permiten el llenado fácil de los mismos antes, durante y después de los trabajos.

Mantenimiento

• La adopción de un Plan de Mantenimiento Preventivo permite garantizar el buen estado de la maquinaria y equipo de donación japonesa.
• Se tienen reportes mensuales de los Análisis de aceites de la maquinaria y equipo.
• Informes mensuales de recarga y consumo de combustible
• El sistema aplicado permite controlar en forma rápida y eficiente cada uno de los trabajos de mantenimiento realizados en la maquinaria y equipo.
• Se ha implantado un sistema de control diario de ingreso y salida de maquinaria y equipo de las postas, con el propósito de cruzar la información proporcionada por el Operador Externo.
• El Mantenimiento Correctivo se realiza mediante órdenes de trabajo respectivas.
• Se ha impuesto la modalidad de carpetas de obras para trabajos que deben realizarse con maquinaria y equipo, con el propósito de realizar un control y evaluación de cada una de las órdenes de trabajo con el GMLP,  para facilitar la ejecución presupuestaria.
• Los contratos con terceros tienen carpetas especiales que permiten una evaluación clara.
• El desplazamiento de los Supervisores de Posta y de campo permiten controlar en forma permanente las actividades del Operador Externo en las Obras y en las Postas o talleres. 
• La estructura orgánica de la Unidad de Supervisión de Servicios Generales - SIREMU y su funcionamiento, permite el cumplimiento de los objetivos del PROMAN en forma eficiente y efectiva.

Aporte Técnica de la Dirección de Supervición al GMLP

El aporte técnico de la Dirección de Supervisión al GMLP, es la conexión mediante la Supervisión a la ejecución y cumplimiento al contrato Nº 109098, con relación al buen uso de la maquinaria, equipo y su mantenimiento firmado con el operador externo. Con la finalidad de que el GMLP, cuente siempre con maquinaria disponible para la atención a las diferentes demandas que pudiesen tener ya sea en época normal o en periodo de emergencias.

Coordinación con el GMLP

La Dirección de Supervisión del SIREMU, a través de la Supervisión de Servicios Generales – PROMAN, coordina con las distintas Unidades solicitantes del GMLP que requieren los servicios de maquinaria y equipo de PROMAN, a través de la Unidad de Programación de maquinaria, para hacer llegar al Operador Externo el requerimiento diario de maquinaria y equipo aprobado. Estas solicitudes deberán estar respaldadas con el presupuesto de cada Unidad ejecutora y debidamente firmadas por los responsables de obra.

El requerimiento de maquinaria y equipo que hace llegar el GMLP mediante la Unidad de Programación es aprobado por la Dirección de Supervisión del SIREMU  y remitida al Operador Externo para su cumplimiento al día siguiente.

Una vez que la maquinaria y equipo se encuentra en operaciones la Supervisión de Servicios Generales – PROMAN a través de sus inspectores realiza el seguimiento correspondiente verificando lugares de trabajo, lecturas de horómetros, lecturas de odómetros, y toda información que se requiera recabar en coordinación con los responsables de obra; si se detecta alguna deficiencia y/o irregularidad los inspectores del SIREMU comunicarán a la instancia correspondiente que en este caso serian los responsables de mantenimiento o de operaciones, para su verificación y posterior sanción si el caso amerita.

De la misma manera la prolongación del horario de trabajo es solicitada por la Unidad ejecutora al SIREMU para que ésta la evalúe y de visto bueno para la aprobación de dicha solicitud y sea posteriormente comunicada al Operador Externo.

Adicionalmente la Dirección de supervisión del SIREMU podrá solicitar cualquier información que considere necesaria para evaluar el uso de maquinaria y equipo.

Bajo la misma modalidad la Supervisión en el área de mantenimiento realiza el control de los trabajos en mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo, en forma diaria mediante inspectores designados para tal efecto.